Esettanulmányok
Állami pénzügyek - Fejezeti kezelésű előirányzatok
2006. március 30.
Pontos és azonnali pénzügyi kimutatás a legmagasabb szinttől kezdve a legrészletesebbig! A jól definiált munkafolyamat követés, a beépített automatikus ellenőrzések, számítások és értesítési rendszer eredményeképpen egy pár perc alatt elsajátítható felhasználóbarát felületen keresztül a minisztérium vezetősége és az egyes területek pénzügyi munkatársai naprakészen tájékozódni tudnak pénzügyi helyzetükről.
Az év végi záró táblák és mérleg elkészítése pár kattintással megvalósítható, mert az integrált ellenőrzési mechanizmusnak köszönhetően a rendszer folyamatosan egyensúlyban tartja az előirányzatokat. A rendszer megfelel a költségvetési törvény és egyéb jogszabályok legújabb változtatásainak is.
Az Oktatási Minisztérium számára, mint minden költségvetési intézmény számára létfontosságú, hogy a költségvetésben számára meghatározott pénzeket hatékonyan, gyorsan és pontosan tudja kezelni. A fejezeti kezelésű előirányzatokhoz tartozó szakmai feladatokkal kapcsolatos kötelezettségvállalások, azok szakmai ellenjegyzése, a kapcsolódó pénzügyi teljesítések és elszámolások nyilvántartása a minisztérium gazdálkodásának fő feladata. A bevezetett új rendszer lerövidíti az egyes információs utakat, ellenőrzései révén kiküszöböli a pontatlanságokat, és jelentősen csökkenti a későbbi módosítások számát.
Fésűsné Illés Edit, a Költségvetési Főosztály vezetőjének véleménye az új rendszerről :
"A rendszer bevezetése előtt az információkat különböző, össze nem kapcsolt rendszerekben többször rögzítettük. A döntésekhez szükséges információk adott időpontban egységes formátumban és tartalommal azonnal nem álltak rendelkezésre, a feldolgozás hosszabb időt vett igénybe. Napokba telt az egyeztetés a szakmai területekkel, a különféle adatszolgáltatások pontos és határidőre történő elkészítése jelentős többletmunkát rótt a pénzügyi munkatársakra. Az év végi beszámolóhoz szükséges kimutatások elkészítéséről nem is beszélve.
Az új rendszerrel mindez szinte másodpercek alatt megvalósítható és ennek köszönhetően a tervezés és felhasználás hatékonysága is sokat javult. A rendszer készítői speciális kéréseinket és változtatási igényeinket is nagyon gyorsan teljesíteni tudták. A program felülete első látásra is érthető és egy-két óra alatt teljes mélységében elsajátítható, könnyen kezelhető."
Felhasználói felület
A kezelői felületek Intraneten keresztül böngészőből érhetőek el szabályozott, többszintű jogosultsági rendszeren keresztül. Az azonosítás automatikusan a központi címtárból történik, így nem kell újabb felhasználónevet és jelszót megtanulniuk a kezelőknek. Az adatbázis teljes történeti naplózást tartalmaz, így minden művelet évekre visszamenőlegesen nyomon követhető.
A felhasználói felület kialakításánál a könnyű kezelhetőséget és az átláthatóságot tartottuk szem előtt. Ennek megfelelően egy, a levelezőprogramokhoz (pl. Outlook) hasonló felületet állítottunk össze a felhasználók számára.
A bal oldalon látható az előirányzatok hierarchikus rendszere. Ez a lista egy kattintással lecserélhető és a kötelezettségvállalások egy másfajta szempontú csoportosítása tekinthető meg. Ezen kívül kérhető, hogy a rendszer zárójelben jelenítse meg a kategória neve után az alatta elhelyezkedő elemek számát és rejtse a 0 db elemet tartalmazó kategóriákat.
A bal alsó sarokban az információs panel azonnali áttekintést ad a kiválasztott kategória pénzügyi helyzetéről mutatva az eredeti, aktuális (felhasználható) előirányzatot, a szerződéssel lekötött keretet, a szerződéssel még le nem kötött szabad keretet, a szerződésekre kifizetett összegeket, és információt ad a szerződés szerinti összegek elszámolására vonatkozóan is. Ha a hierarchia legfelső szintjét választjuk, akkor minisztériumi szinten az összes fejezeti előirányzatról egyszerre tájékozódhatunk.
A jobb oldal felső részén a levelező programokból megszokott listázást láthatjuk. A lista a fejlécekre történő kattintással rendezhető. Több ezer találatot is hatékonyan kezel. Ikonokkal jelzi az adott elem állapotát (pl. ellenjegyzett, elszámolt). A felső menüsor Excel ikonjára kattintva a rendszer a lista teljes tartalmát azonnal Excel fájlba exportálja további számítások elvégzését lehetővé téve. A kereséssel a lista tovább szűkíthető.
A jobb alsó részen a betekintő ablaktáblán a kiválasztott kötelezettségvállalás adatai láthatóak. A kitöltést választó listák vagy a felső listázóhoz hasonló kereshető listák és súgó segítik.
A rendszerben nagy szerepet kap a központi, egységes és intelligens partnertörzs. Az egyes partnerek bármely adatuk (név, cím, adószám, stb.) alapján gyorsan megkereshetőek, valamint új partner bevitele esetén a rendszer automatikus összehasonlításokat végez a teljes törzsállománnyal, és nem engedi a duplikátum bevitelét. A partner adatok időbeni változása is követésre kerül és összehangoltan a történeti adatbázissal a teljes adathalmaz adott időpontbeli állapota előállítható.
A történeti adatbázis (vagyis az, hogy ki, mikor, milyen műveletet végzett) a betekintő ablaktábla alján listaszerűen megtekinthető. A lista egyik elemére történő kattintással a régi állapot teljes egészében előhozható.
Az egyes panelek mérete megváltoztatható és kikapcsolható. A jogosultságok felhasználói és csoport szinten is meghatározhatóak. Jogosultságok az egyes műveletek elvégzésére, valamint az egyes előirányzatokhoz adhatóak. Tehát meghatározható, hogy ki, milyen művelet végezhet el és mely előirányzatokon teheti ezt meg.
Műveleti jogok:
Előirányzatokhoz kapcsolódó jogok:
Előnyök
- A pénzügyi helyzet pontos, naprakész és egységes nyilvántartása.
- Beépített ellenőrzések által a rendszer pontossága és hatékonysága jelentősen megnőtt.
- Munkafolyamat szabályozás.
- Idő és munka megtakarítás.
- Egységes és duplikátum mentes partnertörzs időbeli nyomkövetéssel.
- Történeti visszakeresés tetszőleges időpontra. Ki, mikor, mit módosított!
- Böngésző alapú gyors és felhasználóbarát kezelő felület több tízezer elem esetén is.
- A különféle adatszolgáltatások teljesítéséhez szükséges információk a rendszerből könnyen kinyerhetők.
- Geográfiailag széttagolt intézmények esetén is használható. Interneten keresztüli titkosított (https) adatátviteli csatornán keresztül is működőképes.
A rendszer fő szolgáltatásai
- a költségvetési törvény szerinti fejezeti kezelésű előirányzatok rögzítése,
- előirányzatokhoz kapcsolódó módosítások rögzítése,
- az egyes előirányzatokhoz kapcsolódó feladatok rögzítése,
- a feladatok módosításainak rögzítése,
- a feladatokhoz tartozó kötelezettségvállalások rögzítése,
- kötelezettségvállalások módosításakor a kiemelt előirányzati bontásban történt változások rögzítése,
- kötelezettségvállalások szakmai ellenjegyzése, érvényesítése,
- kötelezettségvállalásokhoz tartozó pénzügyi teljesítések rögzítése,
- részelszámolások és teljes elszámolások rögzítése,
- év végi zárás és görgetés,
- le nem zárt kötelezettségvállalások és a kötelezettségvállalással terhelt maradványösszegek átvitele a következő évi feladatokra,
- kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzati maradvány átvitele,
- az egyes fejezeti előirányzatoknál az eredeti (költségvetési törvény szerinti) előirányzat, az aktuális (felhasználható) előirányzat, a kötelezettségvállalással terhelt előirányzat, a pénzügyileg nem teljesült kötelezettségvállalások, a folyamatban lévő (szakmailag ellenjegyzett, de még nem érvényesített) kötelezettségvállalások, a kötelezettségvállalással nem terhelt (szabad) keretösszeg nyilvántartása, nyomon követése,
- az előirányzatokhoz hasonlóan a feladatok ugyanezen kategóriák szerinti nyilvántartása,
- a fejezeti kezelésű előirányzatok és a feladatokhoz tartozó keretösszegek mindig kiemelt előirányzati bontásban szerepelnek, egyidejűleg a bevétel, támogatás és kiadás értékeket is nyilvántartva,
- "Üvegzseb" törvény szerint a minisztérium honlapján nyilvánosságra hozandó adatok szolgáltatása.
Technológia
A rendszer XML alapú kommunikációra épül, így más rendszerekkel könnyedén integrálható. A beléptetés a központi címtárból történik. A jelenlegi rendszer által használt rendszerkörnyezet:
Windows 2000 Server
Internet Information Server
MS-SQL 2000 Server
Kliens oldalon: Internet Explorer 6.0
További komponenseket sem szerver, sem kliens oldalon a rendszer nem igényel. Ebből következően a rendszer a központi szerverre történő telepítés és a jogosultságok beállítása után azonnal használatba vehető bármely munkaállomásról. A központi program módosításait, frissítéseit a kliens oldalon pedig automatikusan látják és érzékelik.
Webra International Kft. 1087 Budapest Könyves Kálmán krt. 76. Tel.: +36 30 9148 539